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Cvent: 6 Schlüsselelemente hybrider Meetings

Artikel von Arshiya Trikha

Im Jahr 2021 ist das Thema hybride Meetings und Events allgegenwärtig. Und das aus gutem Grund. Auch wenn Verbesserungen bei den gesundheitlichen Beschränkungen eine baldige Rückkehr von Präsenzveranstaltungen ermöglichen könnten, wird die Notwendigkeit, virtuelle Zielgruppen zu erreichen und einzubinden, zumindest bis 2021 bestehen bleiben. Auch wenn sich die Impfungen allmählich durchsetzen, ist es wahrscheinlich, dass viele Teilnehmer sich noch eine ganze Weile nicht wohlfühlen werden, um an großen Indoor- und Präsenzveranstaltungen teilzunehmen. Die angespannten Reise- und Marketingbudgets sowie die sich verändernden Restriktionen auf lokaler, staatlicher und nationaler Ebene werden in diesem Jahr wahrscheinlich zu einem Rückgang der persönlichen Anwesenheit führen.

Aber es wäre aber ein Fehler, die Diskussion um hybride Veranstaltungen nur durch die Linse des „Muss“ zu betrachten. Im Laufe des Jahres 2020 verdeutlichten drei Trends den wachsenden Stellenwert von hybriden Veranstaltungen als neuer Standard für das Veranstaltungsdesign.

Eventplaner und Vermarkter schlossen sich zusammen

Zunächst bauten Eventplaner und Marketingexperten ihre Fähigkeiten bei der Durchführung virtueller Events auf. Durch Erfahrungen wurden die Teams mit der Planung und Durchführung in einer virtuellen Umgebung immer vertrauter. Laut Schätzungen der PCMA haben 76% der Planer im Jahr 2020 eine virtuelle Veranstaltung durchgeführt. Tatsächlich unterstützte allein Cvent seine Kunden bei der Durchführung von über 70.000 virtuellen Events im Jahr 2020.

Die steigende Digitalisierung von Veranstaltungen brachte Planungs- und Marketingfunktionen auf wichtige neue Weise zusammen. Marketingfachleute mit ihrem digitalen Hintergrund sahen in diesem neuen Eventkanal ein neues Engagement-Potenzial und brachten die digitalen Fähigkeiten und die Definition eines Marketers mit ein. Die Eventplaner konnten ihre Expertise in der Eventplanung und -gestaltung in die virtuelle Welt einbringen und so neue Wege zur Einbindung des Publikums schaffen. Unterm Strich arbeiteten beide Parteien zusammen, um das Engagement durch ein neues Erlebnisdesign zu optimieren.

Eindeutige Vorteile durch virtuelle Veranstaltungen

Zudem haben wir gemeinsam begonnen, die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen zu erkennen. Der größte dieser Vorteile ist der unbestreitbare Reichweitenvorteil, den virtuelle Veranstaltungen im Gegensatz zu persönlichen Veranstaltungen haben können. Es ist nicht ungewöhnlich, dass virtuelle Veranstaltungen die 6- bis 8-fache Anzahl an Anmeldungen im Vergleich zu einer gleichwertigen persönlichen Veranstaltung verzeichnen. Außerdem waren viele von den Teilnehmerzahlen und dem Engagement bei virtuellen Veranstaltungen angenehm überrascht. Das soll nicht heißen, dass das virtuelle Engagement das einer Präsenzveranstaltung in den Schatten stellt. Das ist nicht der Fall. Aber es hat sich gezeigt, dass virtuelle Veranstaltungen ein zuverlässiger Weg sind, um ein großes, vielfältiges Publikum auf relativ kosteneffektive Weise zu erreichen und einzubinden.

Stetige Weiterentwicklung virtueller Eventtechnologie

Ein großer Teil dieses Engagements wurde durch den dritten Trend ermöglicht: die unglaubliche Verbesserung der virtuellen Eventtechnologie. Wir haben alle Berichte darüber gelesen, wie die Pandemie 10 Jahre technologischer Innovation auf 10 Monate komprimiert hat, und das ist genau dasselbe, was mit virtuellen Event-Plattformen passiert ist. Während der Pandemie forderten Eventplaner, Marketingfachleute und Teilnehmer mehr interaktive, immersive Erlebnisse. Die Eventtechnologie-Anbieter reagierten darauf, indem sie virtuelle Event-Erlebnisse entwickelten, die erheblich verbesserte Inhalte und Networking-Erfahrungen lieferten. Für virtuelle Teilnehmer ist die Technologie der Veranstaltungsort, und der Veranstaltungsort wurde sehr viel attraktiver.

6 Schlüsselelemente hybrider Meetings

 

Indem Organisationen die Reichweite von virtuellen Veranstaltungen mit dem unvergleichlichen Engagement von Präsenzveranstaltungen kombinieren wollen, wird die Bühnen für hybride Veranstaltungen bereitet. Was ist ein hybrides Meeting? Hybride Meetings werden viele Formen annehmen, solange Unternehmen das Modell finden, das für ihre Teilnehmer, ihr Budget und ihren ROI am besten geeignet ist und eine Option für hybride Konferenzen und kleine hybride Meetings darstellt. Aber im besten Fall bedienen hybride Meetings die einzigartigen Bedürfnisse sowohl ihrer persönlichen als auch ihrer virtuellen Teilnehmer, während sie beiden das Gefühl eines gemeinsamen Erlebnisses und Wertes vermitteln.

Es gibt zwar kein einheitliches „richtiges“ Design für hybride Meetings, aber es gibt eine Reihe von Bausteinen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, wenn Sie mit persönlichem und virtuellem Publikum arbeiten. Zu diesen Schlüsselelementen gehören:

  • Marketing: Unterschiedliche Zielgruppen mit dem passenden Erlebnis erreichen.
  • Veranstaltungsort: Zusammenarbeit mit Ihrem Veranstaltungsort, um sichere Veranstaltungen vor Ort zu ermöglichen
  • Inhalt: Erstellen und Vermitteln von Inhalten für ein persönliches und virtuelles Publikum
  • Gemeinschaft: Bereitstellung gemeinsamer Erlebnisse
  • Sponsoren und Aussteller: Die Skalierung von hybriden Lösungen für die Steigerung der Markenbekanntheit und Lead-Generierung nutzen
  • Daten & Einblicke: Datenerfassung und -aktivierung für Ihr persönliches und virtuelles Zielpublikum

Hybride Meetings: Ein Event, zwei Erlebnisse

Ein Event – zwei Erlebnisse. Dies ist die Realität von hybriden Events, mit der sich Branchenexperten im Jahr 2021 beschäftigen müssen. Wenn Sie diese grundlegenden Elemente beherrschen und die passende Technologie für hybride Meetings finden, können Sie sich und Ihr Unternehmen optimal aufstellen, um erfolgreich zu sein. Weitere Einblicke in hybride Veranstaltungen von Eventplanern finden Sie in der Cvent Community.

Weitere Infos zu den kommenden Webinaren finden Sie hier: https://www.cvent.com/de/ressourcen/webinare

Arshiya Trikha

Nach dem Abschluss des Jesus and Mary College folgte Arshiya ihrer Leidenschaft, die deutsche Sprache zu lernen. Seit Juli 2019 unterstützt Arshiya Trikha das Event Cloud Marketing Team von Cvent bei der Lead-Generierung für den DACH-Markt.

In der Freizeit schaut sie gerne Serien, macht Musik und füttert streunende Hunde.

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