„Ressource. Digital. Mensch.“ lauten die drei Schlagworte für die diesjährigen degefest Fachtage in der Filderhalle in Leinfelden-Echterdingen. Gerade in der Veranstaltungs- und Bildungsbranche gibt es einige Diskussionspunkte, die im Hinblick auf die Tagungsthemen interessant sein werden.
Welche Rolle hat die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche und warum ist es so wichtig, den Menschen dabei nicht zu vergessen?
Neue Technologie stößt nicht nur auf Begeisterung, nein, sie führt auch zu Angst unter den Menschen. Es ist vor allem die Angst vor der Ersetzbarkeit – werden Maschinen unsere Arbeit verrichten? Werden Maschinen zu intelligent?
Deshalb ist es so wichtig, den Menschen als Wesen und was ihn ausmacht, in die digitalen Diskussionen miteinzubeziehen.
Letzten Endes geht es bei der Digitalisierung darum, die Arbeit zu erleichtern und nicht darum den Menschen als Arbeiter zu ersetzen. So auch in der Veranstaltungsbranche. Veranstaltungstechnologie in ihren vielen Formen und Facetten kann die Arbeit von Konferenzplanern, Veranstaltungsmanagern und -technikern sowie Vertriebsmitarbeitern in einigen Aspekten erleichtern.
Hier zwei wichtige Aspekte, die für den Menschen von besonderer Bedeutung sind:
.ZEIT.
Auswertungen im Handumdrehen, sodass direkt damit gearbeitet werden kann – ein großer Vorteil von zentraler Datenhaltung. Außerdem ist die „Ära“ der unendlichen Dateien im Stile von „_Version42_final“ oder gar losen Blättern im Ablagefach langsam wirklich zu Ende. Kontakte, die auf Veranstaltungen geknüpft werden, finden nun zumeist den Weg in ein CRM-System und werden von dort an weiter für die Nachbereitung genutzt, sodass die Akquise zwar weiterhin im echten Leben auf Messen oder anderen Veranstaltungen stattfindet (zum Glück!), aber die weiteren Schritte, Wiedervorlagen und Gesprächsnotizen in einer digitalen „Akte“ verwaltet werden können. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Genauso verhält es sich mit der Instandhaltung der Softwaresysteme. Wer keine Ressourcen für lokale IT-Installationen und ein Technikteam im Hause hat, darf sich über das Zeitalter des Cloud Computing freuen. Privat nutzen wir es ja bereits eine Weile, sei es für Musik und Filme oder gar Online-Shopping.
Auch im Veranstaltungsgeschäft wird die Erleichterung der IT-Nutzung durch Cloud-Dienste stärker wahrgenommen. Jegliche Sorgen und Nöte rund um neue Versionen oder Anpassungen in den CRM- und Veranstaltungsprogrammen gehören der Vergangenheit an, da in der Regel mit einer umfassenden Betreuung seitens der Technologieanbieter gerechnet werden kann.
.FLEXIBILITÄT.
Die zentrale Datenhaltung in der Cloud macht Veranstaltungsprofis um einiges flexibler, wenn es um die Kundenbetreuung und die Erfüllung von Kundenwünschen geht. Oftmals entstehen kurz vor Schluss noch die abenteuerlichsten Wünsche für Möbel, Technik oder andere Services auf Konferenzen. Manchmal sind es aber auch einfach ungeplante Änderungen vor Ort, die ein Umdenken erfordern. Praktisch ist es dann, wenn die Veranstaltungsfachleute einfach über mobile Geräte Artikel ab- oder dazubestellen können und diese direkt in die Buchhaltung einfließen. Glücklicherweise ist das keine unerreichte Traumvorstellung, sondern einer der vielen Vorteil von cloudbasierter Software und der damit verbundenen zentralen Datenhaltung.
In unserer schnelllebigen Zeit ist es sicherlich ein großer Wettbewerbsvorteil für Bildungs-, Tagungs- und Kongresszentren, wenn sie entsprechend flexibel auf die Wünsche von Verbänden und Planern eingehen können.
Autor: Lisa Placa von Ungerboeck – Treffen Sie mich auf den Degefest Fachtagen vom 27.-29. Juni in Leinfelden-Echterdingen! Ich freue mich auf den Austausch.
