Tagungsstättenprüfung

Die degefest Kongress- und Tagungsstättenprüfung gehört zur Verbands-DNA und wurde vor über 30 Jahren ins Leben gerufen. Die Prüfungskriterien werden regelmäßig den aktuellen Anforderungen angepasst. Ein eigenes degefest-Prüfungsgremium setzt sich fortlaufend mit den sich wandelnden Anforderungen des Tagungsmarktes auseinander. Kontinuierlich heben wir unsere Prüfung damit auf ein neues Niveau. Neue Prüfungsthemen sind dazu gekommen. Die fortlaufenden Weiterentwicklungen unseres Prüfungs-Gremiums berücksichtigen mehr als nur die reine (Tagungs-)Raum Situation. Dazu gehört auch der kritische Blick auf das Prozessmanagement einer Organisation sowie die Berücksichtigung individueller Softskills – und damit oft der USPs- der geprüften Tagungsstätten.

Die degefest-Prüfung hat das Ziel, für Veranstalter die Standards zu definieren und zu bewerten, welche die Tagungsqualität für die Teilnehmer erhöhen und zu einer erfolgreichen Veranstaltung beitragen. Geprüfte Kongress- und Tagungsräume erhalten das degefest-Gütesiegel und sind damit optimal geeignet zur Durchführung von Bildungsveranstaltungen – wie beispielsweise Kongresse, Tagungen und Seminare.

Seit 2022 wird die Prüfung ausschließlich für degefest Mitglieder angeboten. Mit Ausnahme der reinen Aufwandsentschädigung für unser unabhängiges Prüfungsteam ist das Angebot für unsere Mitglieder kostenfrei. Etwaige Lizenzgebühren entfallen.

Konkret bedeutet dies: Für degefest-Mitglieder fallen lediglich die Kosten des Prüfers an. Für die Vor- und Nachbereitungen sowie einen Prüfungstag vor Ort werden so lediglich 600 € netto berechnet. Etwaige Reisekosten des Prüfers sind darin nicht enthalten. In den Prüfungskosten sind bis zu 8 Tagungsräume inkludiert; jeder weitere Raum wird mit 40 € berechnet.

Sollten Sie Interesse an einer Prüfung Ihres Hauses, oder sonstige Fragen haben, dann melden Sie sich gerne in der degefest-Geschäftsstelle: degefest Geschäftsstelle Jutta Schneider-Raith

Die Besonderheiten der degefest Kongress- und Tagungsstättenprüfung:

• Tagungsstätteneignung – Es wird die Tagungseignung jedes Raumes geprüft und zertifiziert, d.h. es werden keine Hotel-Zimmer geprüft und/oder pauschalen Aussagen über alle Tagungsräume getroffen.
• Gemeinnützigkeit – Die Prüfung wurde von ehrenamtlichen Experten konzipiert und wird von ihnen ebenso weiterentwickelt.
• Unabhängigkeit & Transparenz – Ohne private, kommerzielle Interessen oder Zwänge ist die Prüfung unabhängig – dies ist ein Garant für höchstmöglichste Standards.

Der Nutzen für zertifizierte Veranstaltungshäuser:

• Zertifizierte Veranstaltungshäuser treten mit der degefest-Prüfung in einen kontinuierlichen Potentialoptimierungsprozess ein, welcher mittelfristig zufriedenere Kunden und Mitarbeiter bewirkt. In der Folge kann der Unternehmensertrag gesteigert werden.
• Der hohe Qualitätsstandard der degefest-Prüfung schafft Orientierung für Veranstalter. Insofern kann das degefest-Siegel vorteilhaft in der gesamten Außenkommunikation eingesetzt werden.
• Die Potentialanalyse zeigt mögliche weitere (Beratungs-) Themen auf.

Verlinkung Sonderthemenreihe: degefest Themenreihe Tagungsstättenprüfung

Hier finden Sie eine Liste unserer zertifizierten Tagungsstätten

1. Statischer Teil

Im Statischen Teil der Prüfung werden die Eigenschaften des zu prüfenden Raumes sowie dessen Ausstattung erfasst und durch ein festgelegtes Punktesystem bewertet.

Es werden 6 Teilbereiche bewertet:

1. Ausstattung, Service
2. Zusatzleistungen
3. WLAN & Internet
4. Präsentationsfläche
5. Fensterfläche, Beschattung
6. veranstaltungsunterstützende Medien

Raumgrößen

Die degefest-Prüfung unterscheidet in vier Raumkategorien entsprechend der Gesamtfläche. Dies hat den Hintergrund, dass in kleineren Tagungsräumen i.d.R. weniger und/oder andere Ausstattung benötigt wird als in größeren Tagungsräumen, z.B. wird in einem kleinen Tagungsraum nur selten eine Beschallungsanlage benötigt.

Raumkategorien: >=28m² | >=100m² | >=300m² | >=500m²

Jedem der vier unterschiedlichen Raumkategorien ist die nach dem degefest-Prüfungsstandard festgelegte Ausstattung zugeordnet. Die Ausstattung wird mit Punkten bewertet, dabei gilt: Ausstattungsgegenstände, die sich permanent im Raum befinden, bzw. permanent für jeden Raum im Haus vorhanden sind, erhalten immer die höchste Punktzahl.
Andernfalls werden die Beschaffungszeiträume bewertet: Je länger es dauert einen Ausstattungsgegenstand zu besorgen, desto weniger Punkte werden vergeben. Alle Einzelbewertungen werden abschließend zu einer Summe addiert. In jeder Raumkategorie lässt sich eine festgelegte Maximalpunktzahl erreichen.

2. Dynamischer Teil

Im Dynamischen Teil wird das Qualitätsmanagement bewertet. Damit eine Veranstaltung reibungslos und erfolgreich ablaufen kann, sind neben den Eigenschaften und der Ausstattung eines Raumes ebenso die Servicedienstleistungen sowie die internen Arbeitsabläufe und Prozesse einer Veranstaltungsstätte von großer Bedeutung. Aus diesem Grund sind das Qualitätsmanagement und die Bewertung individueller Stärken neben der Ausstattung zentrale Bestandteile der degefest-Prüfung.

Der Schwerpunkt liegt hierbei auf der Servicekultur gegenüber den Kunden. Damit eine Vergleichbarkeit zwischen den geprüften Unternehmen gewährleistet werden kann, bedient sich die degefest-Prüfung allgemein bekannter betriebswirtschaftlicher Qualitätsmanagement-Standards. Der Schwerpunkt liegt beim sogenannten „Geschäftsprozessmanagement“.

Der Begriff Geschäftsprozessmanagement beinhaltet das Wort „Prozess“. Ein Prozess ist eine Folge von Aktivitäten, die aus definierten Inputs definierte Outputs erzeugen. Ein Geschäftsprozess besteht aus der funktionsübergreifenden Folge wertschöpfender Aktivitäten, die von Kunden erwartete Leistungen erzeugen und die aus der Geschäftsstrategie und den Geschäftszielen abgeleiteten Prozessziele erfüllen. Der allgemeine Prozessbegriff lässt das Ziel, Reichweite, Ergebnis, Struktur und Empfänger offen. Die Herausforderung besteht darin, die Prozesse kundengerecht zu organisieren, zu steuern und zu koordinieren.

Die degefest-Prüfung hat somit im Wesentlichen das Ziel, die Servicequalität des Betriebes zu überprüfen, um damit dem Veranstalter die Sicherheit vergleichbarer Standards von degefest geprüften Kongress- und Tagungsstätten zu garantieren. Aus diesem Grund konzentriert sich die Prüfung als Mindeststandart auf zwei wesentlichen Kernprozesse, die für die Beziehung zwischen dem Betrieb und dem Kunden relevant sind.

Folgende zwei Kernprozesse werden untersucht:

Administrative Phase: Dies umfasst die Planung sowie Vor- und Nachbearbeitung der Veranstaltung
Operative Phase: Dies umfasst die Aufgaben, die zur Durchführung der Veranstaltung notwendig sind.

Der Nachweis des Mindeststandards führt zum Bestehen des Dynamischen Teil mit 50 von 100 Prozentpunkten. Zusätzliche implementierte Prozesse verbessern das Gesamtergebnis.

TOP 10 Argumente für die Einführung eines Prozessmanagementsystems

• Ersparnis von Zeit und Kosten
• Vermeidung von Doppelarbeit
• Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Erhöhung der Arbeitsqualität
• Verbessertes Zusammenspiel der Mitarbeitenden
• Risikoreduktion durch „bekanntes“ Fachwissen
• Synergien durch ‚Best Practices‘
• Marktzugänge und Wettbewerbsvorteil
• Schnelleres und organisierteres Onboarding
• Konkretere Personalbedarfsplanung

Prozessmanagementsysteme helfen Unternehmen sich langfristig ökonomisch sicherer aufzustellen.

3. Individueller Teil

Im Individuellen Teil werden die Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale der Veranstaltungsstätte beschrieben. Die Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale von Veranstaltungsstätten sind für Veranstalter von sehr großer Bedeutung. Sie liefern zumeist einen wichtigen konzeptionellen Mehrwert für Veranstaltungen – oft wird hierdurch eine Veranstaltung erst zu einem „Event“.

Jedoch lassen sich solche weiche Faktoren, wie beispielsweise Architektur, Geschichte oder Ambiente, nicht in das „starre Korsett“ einer seriellen Veranstaltungsstätten-Prüfung zwängen. Die degefest Kongress- und Tagungsstättenprüfung löst dieses Problem durch die individuelle Veranstaltungsstätten-Beschreibung. Dabei handelt es sich um einen individuellen Text mit maximal 1.500 Zeichen (inkl. Leerzeichen), welcher die Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale einer Veranstaltungsstätte hervorhebt.

Wozu wird die Veranstaltungsstätten-Beschreibung erstellt?
Der individuelle Beschreibungstext ermöglicht eine realitätsnahe Aussage über die Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale einer Veranstaltungsstätte, welche im Rahmen einer standardisierten Veranstaltungsstätten-Prüfung andernfalls (aufgrund der „Unvergleichbarkeit“) nicht bewertet und somit nicht dokumentiert werden könnten.

Warum darf der Text maximal 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen lang sein?
„In der Kürze liegt die Würze“ lautet das Motto. Diese Begrenzung hebt die relevanten Punkte hervor, was dem Leser und potentiellen Kunden eine schnelle und zielgerichtete Wahrnehmung ermöglicht. (Anmerkung: 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen entsprechen ca. ½ DIN A4 Seite.)

Wo finde ich Beispiele von Veranstaltungsstätten-Beschreibungen?
Im Verzeichnis der zertifizierten Tagungsstätten finden Sie Text-Beispiele bei den Häusern, die ab 2016 geprüft wurden: https://degefest.de/leistungen/tagungsstaettenpruefung/zertifizierte-tagungsstaetten/

2022.02.23 degefest Prüfung – Einleitung

2020.07.16 degefest Prüfung – Statischer Teil

2020.07.16 degefest Prüfung – Dynamischer Teil

2015.11.15 Muster 1 Arbeitsanweisung PL

2015.11.15 Muster 2 Arbeitsanweisung Techniker

2020.07.16 degefest Prüfung – Individueller Teil

2020.07.16 degefest Prüfung – Gesamtbewertung

Prüfungskommission

Die Prüfungskommission ist die oberste Instanz der degefest-Prüfung. Die Prüfungskommission besteht aus 3 Mitgliedern des degefest Vorstands und 2 Mitgliedern des degefest e.V. Die Mitglieder der Prüfungskommission werden durch den degefest Vorstand gewählt.

Die Zuständigkeit der Prüfungskommission liegt in der Weiterentwicklung der Prüfung und der Zulassung der Prüfer. Weiter ist die Prüfungskommission die einzige Schiedsstelle, wenn es zu Uneinigkeiten zwischen Prüfern und geprüften Unternehmen während der Prüfung kommt.

Die Prüfungskommission ist bei 3 Stimmen beschlussfähig. Stimmen können schriftlich innerhalb der Mitglieder in der Prüfungskommission übertragen werden.
Die Mitglieder der Prüfungskommission können zur Schulung und zur kontinuierlichen Qualitätsprüfung der Prüfer, sowie für den eigenen Erfahrungsgewinn aus der Praxis, jederzeit eine Prüfung als Beobachter begleiten. In diesem Fall entstehen dem zu prüfenden Haus keine zusätzlichen Kosten.

Nils Jakoby (Prüfungsleiter)

Michael Tischer

Prüfer

Der leitende Prüfer ist für die Auswahl und Ausbildung der Prüfer sowie die Organisation der Prüfungseinsätze verantwortlich. Dies erfolgt in Abstimmung mit der Prüfungskommission.
Der leitende Prüfer kann selbst kein Mitglied der neutralen Prüfungskommission sein, da er selbstständig degefest-Prüfungen vornehmen kann.

Gerhard Hötger